1. Leden informatie systeem (LISA)
SOUBURGH maakt al enkele jaren gebruik van LISA, een geautomatiseerd Leden Informatie Systeem.
LISA is de centrale plek binnen de club waar de administratieve werkzaamheden van de vele vrijwilligers samenkomen. In LISA wordt bijvoorbeeld informatie opgeslagen over (aspirant)leden, teams, bardiensten, wedstrijden, scheidsrechters, trainingen, materialen.
Zo maakt de penningmeester gebruik van LISA voor de inning van de contributie, het wedstrijdsecretariaat voor het plannen van de wedstrijden en de technische commissie van de teamindeling en de begeleiding daarvan. LISA is gekoppeld met de Koninklijke Nederlandse Hockeybond (KNHB) voor de uitwisseling van gegevens over leden en wedstrijden.
LISA biedt tevens mogelijkheden voor de communicatie naar leden via mail of sms, het beheer van de verenigingsagenda, evenementen en het toevoegen van berichten voor de website. LISA ligt hiermee aan de basis voor een heldere en eenduidige communicatie- en informatievoorziening binnen onze vereniging. Veel van de informatie die op onze website wordt getoond komt daarom direct uit LISA.
2. De website
De website (www.souburgh.nl) is het openbare gedeelte, toegankelijk voor leden en niet-leden. Hier vind je snel en makkelijk informatie over onze vereniging zoals organisatie, teams, wedstrijd- en trainingsschema, sponsoring, lidmaatschap en vacatures. Je treft hier geen privégegevens aan of informatie die enkel geschikt is voor leden.
De website kan worden gezien als het centrale communicatiekanaal van de vereniging met haar leden. De nieuwsitems houden iedereen op de hoogte van de meest actuele zaken. Leden dienen dus regelmatig de website te bezoeken.
Vanuit de website hebben leden tevens toegang tot het voor niet-leden afgeschermde gedeelte van de website: Inloggen. Hoe je toegang krijgt tot deze omgeving wordt toegelicht onder hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4. worden de mogelijkheden behandeld en het gebruik van Inloggen. De toegang tot LISA is voorbehouden aan bepaalde leden die een rol hebben binnen de organisatie van SOUBURGH.
3. Toegang tot Inloggen leden en de SOUBURGH App
Het ‘Inloggen’-deel van de website en de bepaalde informatie binnen de SOUBURGH app zijn alleen toegankelijk voor leden, trainers, coaches, begeleiders en commissieleden. Personen die niet betrokken zijn bij SOUBURGH, zullen geen toegang krijgen tot de informatie binnen ‘Inloggen leden’.
Om in te kunnen loggen dien je de beschikking te hebben over een lidnummer en wachtwoord. Dit lidnummer en wachtwoord kun je dus ook gebruiken voor de SOUBURGH app en het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF).
Inloggen in ‘Inloggen leden’ kan door op de website in de rechterbovenhoek de betreffende optie te kiezen.
Behoor je tot genoemde doelgroep en heb je geen lidnummer en wachtwoord ontvangen stuur dan een email naar [email protected] vanaf het email adres dat gebruikt dient te worden met vermelding van je gegevens (naam, adres, telefoonnummer en email adres). Als je je wachtwoord bent vergeten kun je via de link in het inlogscherm je wachtwoord opvragen.
Inloggen Leden
Met je lidnummer en wachtwoord kun je inloggen op ‘Inloggen’. Door een vinkje te zetten bij 'Onthoud mij!' worden je inloggegevens bewaard en ben je de volgende keer als je de SOUBURGH-website weer bezoekt automatisch ingelogd.
4. Inloggen leden
Via ‘Inloggen’ kom je in je persoonlijk gedeelte van de SOUBURGH website. Je kunt hier zelf gegevens wijzigen en hebt toegang tot de voor jouw belangrijkste informatie.
Dashboard
Als eerste zie je alle activiteiten voor de komende maand, twee weken, week of dag. Door te klikken op een event kun je meer details zien. Ben je coach, manager of aanvoerder? Dan kun je ook zelf een teamactiviteit aanmaken door te klikken op de dag van je keuze.
Je vindt in de menubalk de menuopties Ik, Club en Team. In het midden een vergrootglas om te zoeken, als je hier tenminste voor geautoriseerd bent. En aan de rechterkant je Profiel. We zullen de opties hieronder nader toelichten.
Ik
Hier vind je per team een overzicht. Je vindt hier bijv. de wedstrijddata en –tijden, de uitslagen, het trainingsschema en bijv. ook de spelerslijsten. Je vindt alle teams waarin je speelt, waar je aan verbonden bent en ook vind je de teams waarin een gezinslid speelt of dat je als favoriet hebt aangegeven in bijv. de SOUBURGH app. Ben je bij meer teams betrokken, selecteer dan aan de linkerkant het team dat je verder wilt bekijken.
Club
Dit onderdeel heeft verschillende submenu’s. Afhankelijk van jouw activiteiten binnen SOUBURGH kunnen dit o.a. zijn:
Team
Hier vind je gedetailleerde en inhoudelijke informatie per team, zoals o.a.:
Zoeken
Via het vergrootglas kan worden gezocht binnen het ledenbestand van SOUBURGH naar leden, trainers, coaches, begeleiders en commissieleden. Om privacy redenen is dat alleen voorbehouden aan die SOUBURGH leden en vrijwilligers die ook over een LISA account beschikken. Veel leden zullen daarom het vergrootglas ook niet in hun menubalk zien. Gegevens over de organisatie van SOUBURGH vind je op de website onder ‘Organisatie’ – ‘Wie doet wat?’.
Profiel
Als je bent ingelogd zie je rechtsboven in het scherm je naam staan zodat je kunt zien dat je bent ingelogd. Hier kun je eventueel ook weer uitloggen. Als je rechts in de menubalk onder je naam ‘Profiel’ aanklikt, heb je de mogelijkheid om enkele persoonlijke gegevens te wijzigen door onderaan rechts in het scherm ‘Bewerk’ aan te klikken maar ook om jouw wachtwoord te wijzigen. Jouw profielfoto kun je bijv. via de SOUBURGH app uploaden.
Het is belangrijk om zelf je e-mailadressen en telefoonnummers actueel te houden! Indien je een adreswijziging hebt kun je dat hier niet aanpassen en dien je een e-mail met de adreswijziging aan [email protected] te sturen.
5. De SOUBURGHapp
De SOUBURGH app neemt naast de website een belangrijke plaats in bij de communicatie binnen SOUBURGH. Inloggen doe je met de inlogcode die je ook voor Inlog Leden gebruikt. De mogelijkheden van de app kom je vanzelf tegen als je hem gaat gebruiken, maar de meest interessante staan hieronder.
De SOUBURGH app is gratis beschikbaar via de ITunes store voor Iphone-bezitters en via Google Play Store voor Android-telefoons. In principe is de app zo gebruiksvriendelijk dat je er direct mee aan de slag kunt. Voor de volledigheid volgt hieronder een korte functionele beschrijving van de mogelijkheden.
Nieuws
Ik
Agenda
Familieagenda op basis van adres met daarin alle activiteiten die relevant zijn voor het gezin. Inclusief trainingen, wedstrijden, arbitrage, bar- en andere diensten. Aangevuld met wedstrijden van Oranje en belangrijk evenementen zoals de EHL. Per element kunnen er details worden opgevraagd met bijvoorbeeld informatie over de training (locatie, trainer, tijdstip), wedstrijd (inclusief programma, route, stand, uitslagen en spelerslijst). Ook kunnen er favoriete teams worden toegevoegd en is er een export mogelijkheid voor het overnemen van afspraken naar een eigen agenda op de telefoon.
Club
Overig
6. Vragen? Vragen!
Mocht je ondanks deze gebruikershandleiding toch nog vragen hebben over de website of de SOUBURGH app, aarzel niet en laat het weten via [email protected].